به عنوان یک قاعده، ارائه دهنده ی تجهیزات باید تمام سیستم ترجمه همزمان شامل، میکروفون ها و هد ست ها را فراهم کند تا مشکلی پیش نیاید. معمولا تجهیزات هتل ها و سیستم های تقویت کننده ی آن ها با تجهیزات ترجمه همزمان هماهنگی ندارد.
تکنیسین ارائه دهنده ی تجهیزات باید تمام سیستم را در طول کنفرانس مدیریت کند و کار را به دست افراد غیر تعلیم دیده نسپارد. شرکت ارائه دهنده ی تجهیزات باید برای کنفرانس ها تکنیسین داشته باشد.
اطمینان حاصل کنید که تامین کننده ی تجهیزات به تعداد کافی میکروفون و گیرنده برای تمام سخن رانان و نمایندگان ارائه می دهد. همه ی میکروفون ها باید به کنسول مرکزی که توسط تکنیسین کنترل می شود متصل باشند.
اطمینان حاصل کنید که تعداد درستی غرفه در اختیار دارید. به عنوان یک قانون کلی می توان گفت برای هر زبان شما به یک غرفه نیازمند هستید. تمام مترجم های مشاور باید بتوانند با شما در باره ی جزئیات صحبت کنند.
برای اینکه سخن رانان بتوانند در حال حرکت نیز سخنرانی کنند باید میکروفون های روی یقه و یا گردنشان نصب شود.
لطفا اطمینان حاصل کنید که غرفه ها با استاندارد های جهانی از نظر نور و تهویه مطابقت داشته باشند و طوری گذاشته شوند که افراد بتوانند اتفاقاتی که در جلسه می افتد را ببینند. هر غرفه باید یک کنسول، یک هدست، یک میکروفون و چراغ مطالعه ی کوچکی برای هر مفسر داشته باشد.
