تهیه چک لیست جهت برنامه ریزی همایش
برنامه ریزی یکی از ضروری ترین کارها جهت کسب موفقیت در هنگام برگزاری یک رویداد می باشد. از آن جایی که برنامه ریزی رویدادهایی همانند همایش و کنفرانس بسیار پیچیده است و تمامی جزئیات را نمی توان به خاطر سپرد، در نتیجه قطعا به یک چک لیست یا همان فهرست فعالیت ها نیاز است. استفاده از چک لیست به افراد این امکان را می دهد تا تمامی کارها را در موعد تعیین شده به درستی انجام دهند و کوچک ترین نکات را از قلم نیاندازند. همان گونه که می دانیم برنامه ریزی به زمان و دوراندیشی احتیاج دارد، در بسیاری از رویدادها برنامه ریزان و مسئولین برگزاری رویداد حداقل یک سال قبل از موعد رویداد شروع به برنامه ریزی می کنند. البته این که از چه مدت قبل شما برنامه ریزی خود را آغاز نمایید بسیار بستگی به نوع رویداد و میزان پیچیدگی آن دارد.
به منظور تسهیل روند فعالت های مربوط به برنامه ریزی رویداد برای افراد و سازمان ها نکاتی را که در اکثر چک لیست ها مشترک می باشد را در قالب یک چک لیست بیان کرده ایم تا برگزار کنندگان رویداد به خصوص کسانی که هنوز بسیار حرفه ای نشده اند بتوانند از موفقیت رویداد خود اطمینان حاصل نمایند.
فعالیت های عمومی
- تعیین نام همایش و عنوان اصلی
- تعیین مکان برگزاری
- تنظیم تاریخ کنفرانس (می توانید چند تاریخ را مد نظر قرار دهید)
- تنظیم زمان شروع و خاتمه همایش
- تخمین حدودی بوجه ی مورد نیاز
- تهیه بودجه ی اولیه
انتخاب مکان همایش
- برقراری ارتباط با هتل های مناسب، مراکز تجاری و سالن های همایش برای انتخاب فضای همایش
- بازدید از مکان های مختلف و مقایسه ی ویژگی های آن ها با یکدیگر
- عکس گرفتن از نقص ها و خساراتی که از قبل در سالن وجود دارد و گزارش دادن به مسئول یا مدیر سالن همایش
- تحقیق در رابطه ی امکانات محل برگزاری همایش(متراژ، تجهیزات صوتی تصویری و تجهیزات IT موجود)
- تحقیق و مقایسه ی گزینه های موجود جهت اقامت شرکت کنندگان و قیمت آن
- تحقیق و مقایسه ی امکانات پذیرایی سالن ها و قیمت آن ها
- تحقیق و مقایسه ی ملزومات اساسی
- تحقیق در رابطه با امکانات پارکینگ و مسیرهای دسترسی به مکان برگزاری همایش
- اعلام تارخ، ساعت و قیمت
- مذاکره در جهت عقد قرار داد
انتخاب ارائه دهنده یا ارائه دهندگان
- دعوت از زبدگان صنعت یا وزرای دولتی به عنوان سخنرانان کلیدی
- تهیه یک لیست اولیه از سخنرانان بالقوه
- برقراری ارتباط با سخنرانان بالقوه
- تحقیق در رابطه با مدت زمان ارائه سخنرانی هریک
- نهایی کردن لیست سخنرانان
- زمان بندی برای هر یک از سخنرانان
- اطمینان از رضایت سخنرانان در رابطه با زمان بندی
- ارسال دعوت نامه های رسمی به سخنرانان
- مذاکره جهت عقد قرارداد با ارائه دهندگان
- رزرو محل اقامت سخنران (در صورت نیاز)
- کمک به سفر سخنران (در صورت نیاز)
- ترتیب حمل و نقل سخنران (در صورت نیاز)
فعالیت های مربوط به بازاریابی همایش
- تهیه برنامه ی بازاریابی همایش
- انتخاب بازار هدف مناسب با همایش
- تهیه لیستی از اسپانسرهای (حامیان مالی) بالقوه
- مذاکره جهت عقد قرار داد با اسپانسرها
- ایجاد تم (Theme) و لوگوی همایش
- تهیه طرح های تبلیغاتی مانند کمپین های اینترتی، تلوزیونی و رادیویی
- طراحی و چاپ بروشور، بلیط و دعوت نامه ها
- اجرای تبلیغات
- اطلاعیه در روزنامه ها یا خبرنامه ی مرتبط با رویداد
- اطلاعیه دادن از طریق تلویزیون و رادیو
- اطلاعیه در وب سایت های مناسب
- سازماندهی توزیع مناسب تبلیغات
- اطمینان از ارسال تبلیغات در جوامع مناسب
- طراحی و سفارش تی شرت و برچسب نام افراد
- استفاده از راهنما
سازماندهی کردن همایش
- سازماندهی تیم ها و کمیته های همایش
- سازماندهی بخش سیستم حسابداری و پرداخت حقوق
- سازماندهی نیروی انسانی، داوطلبان و مشارکت کنندگان
- سازماندهی سیستم ثبت نام شرکت کنندگان
- سازماندهی محل اقامت کارمندان و داوطلبان
- تهیه لیست اولیه از شرکت کنندگان
- برنامه ریزی پذیرایی تنقلات و وعده غذایی
- زمان بندی با دقت و درست برای هر روز همایش
- تهیه لیست نهایی شرکت کنندگان
- سازماندهی محل اقامت شرکت کنندگان
- سازماندهی دکوراسیون محل برگزاری همایش
- سازماندهی خرید یا اجاره لوازم مورد نیاز
- رزرو کردن و سفارش مواد مورد نیاز پذیرایی
- ارسال دعوت نامه به تمامی شرکت کنندگان
- انتخاب تکنسین تجهیزات صوتی و تصویری
- انتخاب تکنسین تجهیزات IT
- استفاده از مهندسین نور و صدا (در صورت نیاز)
- اطمینان از مناسب بودن تجهیزات صوتی و تصویری
فعالیت هایی در زمینه ی مدیریت در محل
- سازماندهی کمیته ی ارائه دهنده
- تعیین فعالیت های نمایندگان
- سازماندهی برنامه های اجتماعی
- مشورت با مسئول پذیرایی در رابطه با وعده غذایی و نوشیدنی
- بررسی فعالیت هایی در زمینه ی مدیریت بحران و شناخت راه های خروج اضطراری
- چک کردن تجهیزات مربوط به اتفای حریق و کمک های اولیه
فعالیت های مربوط به ثبت نام شرکت کنندگان
- حصول اطمینان از به روز رسانی فرم های ثبت نام و لینک وب سابت آنلاین
- تعیین سیاست های پرداخت
- حصول اطمینان از تحویل بسته های ثبت نام حداکثر تا دو روز قبل از همایش
- سازماندهی ثبت نام مشارکت کنندگان
اقدامات لازم یک ساعت قبل از شروع همایش
- بررسی تمام اتاق های همایش
- حصول اطمینان از این که تمامی کارمندان و دستیاران سر پست های خود آماده باش هستند.
اقدامات پس از اتمام همایش
- ملاقات با مشارکت کنندگان و دریافت بازخورد
- جمع آوری فرم های نظرسنجی
- پاکسازی سریع محل برگزاری
- بررسی هزینه ها و فاکتورها
- پرداخت صورت حساب ها
- ارسال کارت های تشکر به سخنرانان، حامیان مالی، کارمندان و غیره
- حصول اطمینان از عدم ایجاد خسارت توسط تیم شما (این بخش ممکن است روابط کاری حرفه ای شما را به خطر بیاندازد، درنتیجه با دقت این موضوع را مد نظر قرار دهید تا متحمل هزینه های غیر ضروری نشوید)
- یادداشت کردن نکات جهت استفاده در رویداد بعدی
چک لیستی که در بالا مطالعه نمودید یک نمونه از فعالیت های مشترک در برگزاری تمامی رویدادها است. همان گونه که بیان شد هر سازمان و شرکتی بنا به نوع رویداد مورد نظر و با توجه به نیازهای مرتبط با آن چک لیست خود را آماده می کند. در همین راستا جا دارد تا به این نکته نیز اشاره شود که بسیاری از سازمان ها چک لیست خود را بر اساس زمان بندی تهیه و تدوین می نمایند. به عنوان مثال یک سال قبل از موعد رویداد برنامه ریزی خود را شروع می نمایند و فعالیت ها را به صورت دوره های چند ماهه تقسیم بندی کرده و هر چه به رویداد نزدیک تر می شوند فواصل زمانی چک لیست را کم تر می کنند به این صورت که در ابتدا فعالیت های ابتدایی یک سال قبل از موعد رویداد را در چک لیست وارد می کنند که این فعالیت ها عموما شامل تعریف اهداف، مخاطبین، سخنرانان، تعیین تصمیم گیرنده یا تصمیم گیرندگان نهایی، تعیین دستیار و تیم برگزاری، نوع محل برگزاری و تخمین هزینه ها و بودجه ی مورد نیاز، تاریخ تقریبی رویداد، میزان شرکت کنندگان، مدت زمان تقریبی که قرار است همایش برگزار شود و نحوه پذیرایی می باشد. سپس اقدامات و فعالیت هایی که شش ماه قبل از رویداد باید انجام شود را در چک لیست می نویسند که شامل به روز رسانی رزرو اتاق ها و سالن همایش، سفارش بروشورها و سایر کارهای چاپی و دعوت از سخنرانان می باشد. به همین ترتیب گام بعدی نوشتن اقدامات مربوط به سه ماه قبل از آغاز رویداد در چک لیست می باشد که معمولا شامل دعوت از مهمانان ویژه، سفارش هدایا و یادبودها، تقسیم و تخصیص وظیفه ی افراد تیم است. فعالیت های یک ماه قبل از شروع رویداد که در چک لیست وارد می شود شامل انتخاب لیست اقلام پذیرایی، سفارش تجهیزات نور و صدا و نهایی کردن فعالیت های مرتبط با نقل و انتقال سخنرانان است. مسئولیت هایی که در آخرین هفته باقی مانده تا رویداد لازم به انجام شدن است نیز شامل تهیه برچسب نام افراد، آماده سازی کارمندان و چک کردن ورودی ها و خروجی های تجهیزات صوتی و تصویری می باشد. روز قبل از رویداد کارهایی همچون چک کردن تمامی اقلام سفارش داده شده، ملاقات با افراد تیم در محل برگزاری جهت آشنایی بهتر با محیط می باشد که باید در لیست آورده شود و معمولا یک ساعت مانده به برگزاری رویداد لاز است تا یک بار دیگر تجهیزات و افراد تیم سریع چک شوند. در طی برگزاری رویداد نیز لبخند زدن، حفظ آرامش و لذت بردن از همایش در چک لیست آورده می شود. نهایتا آخرین نکات که در لیست نوشته می شود مربوط به کارهای بعد از رویداد می باشد که شامل تمیز کردن سالن، گرفتن بازخورد و جمع آوری تجهیزات است.
البته لازم به ذکر است که هر کدام از این لیست ها ممکن است جزئیات بسیار زیادی داشته باشد که مورد نیاز شما نیست یا جزئیاتی که مد نظر شما است را نداشته باشد، در نتیجه لیست را با نیازهای خاص رویداد خود تغییر دهید یا تکمیل نمایید.
منابع:
http://www.conferences.co.za/conference-planning-checklist.html
https://www.radissonblu.com/galleries/radisson/PDF/Corporate/Meeting-Planner-checklist.pdf
