زمانی که قصد دارید برای مراسم خاصی برنامه ریزی کنید با گزینه های متعددی رو به رو می شوید. با این وجود انتخاب کردن اسپیس مناسب بیشترین تاثیر را روی مراسمتان دارد. ویژگی های مهم مراسم مانند تاریخ مراسم وابسته به اسپیسی است که شما برای مراسم انتخاب می کنید. تصمیم گرفتن راجع به این قضیه ممکن است کمی ترسناک باشد زیرا نمی دانید به چه فاکتور هایی توجه کنید.
قبل از اینکه اسپیس مراسمتان را انتخاب کنید به این چند نکته باید توجه کنید:
بودجه ای که برای آن موجود است.
تعداد شرکت کنندگان در مراسم
نوع مراسمی که قصد برگزاری آن را دارید.
برای انتخاب اسپیس باید در ابتدا این سه فاکتور را در نظر بگیرید. برای اینکه مجبور نباشید تاریخ مراسم را عوض کنید باید حداقل از شش ماه قبل اسپیس را برای آن روز خاص رزرو کنید. در این شش ماه می توانید بقیه ی مراسم را برنامه ریزی کنید.
انتخاب اسپیس مناسب برای مراسمتان ممکن است زمانگیر باشد. این توصیه ها به شما کمک می کند وقت کمتری را صرف آن کنید:
با افرادی که تخصص بیشتری در این زمینه دارند مشورت کنید تا اسپیس هایی که مناسب هستند را به شما پیشنهاد دهند.
به صورت آنلاین نیز می توانید اسپیس را پیدا کرده و با توجه به اطلاعاتی که سایت به شما می دهد آن را اجاره کنید.
زمانی که آماده ی انتخاب اسپیس مناسب شدید به ده فاکتوری که در ادامه به آن ها می پردازیم توجه کنید:
1-هزینه:
بهتر است به بودجه ای که دارید توجه کنید و سعی کنید هزینه ای که برای اسپیس صرف می کنید را پایین بیاورید تا بتوانید برای وسایل راحتی مهمانانتان بیشتر پول خرج کنید. اگر بتوانید تاریخ مراسم را تغییر دهید و زمان خاصی برایتان مهم نباشد ،احتمال بیشتری دارد که اسپیسی با قیمت پایین پیدا کنید، زیرا در روزهای خاصی از هفته ،قیمت اجاره ی مکان ها پایین تر است.
2-طراحی:
به طراحی اسپیس دقت کنید. مدل طراحی چگونه است و چه حسی را به شما القا می کند؟ اگر می خواهید مراسم شادی را برگزار کنید طراحی آن باید متفاوت از زمانی باشد که قصد برگزاری یک مراسم حرفه ای را دارید. هرچقدر طراحی اسپیس با مراسمتان ناهمخوان تر باشد باید هزینه ی بیشتری برای تزئین آن صرف کنید.
3-سرویس رسانی و وسایل آسایش:
علاوه بر ظاهر اسپیس ، این مهم است که در نظر بگیرید که اجاره دهندگان اسپیس چه مقدار از سرویس رسانی مراسم را به عهده می گیرند و چقدر می توانند وسایل آسایش مهمانان را فراهم کنند. نکات زیر را در نظر بگیرید:
آیا اسپیسی که قصد اجاره ی آن را دارید، آشپزخانه دارد و می تواند غذای مورد نظرتان را سرو کند؟ اگر اینچنین است سعی کنید از غذای خود محل استفاده کنید ،زیرا قیمت آن ارزان تر خواهد بود. اگر اسپیس آشپزخانه ندارد ،ممکن است اجاره دهندگان آن با جایی برای سرو غذا قرارداد داشته باشند ،اگر اینطور نباشد باید آشپز خودتان را بیاورید. بیشتر اسپیس ها با محلی،برای تهیه ی غذا قرارداد دارند. اطمینان حاصل کنید که کیفیت غذا مناسب باشد زیرا غذای بد باعث نا رضایتی مهمانانتان از مراسم خواهد شد. اگر اسپیسی که انتخاب کرده اید غذای باکیفیتی ندارد از بیرون غذا سرو کنید.
آیا اسپیس میز ، صندلی و رومیزی دارد؟ اگر اسپیس این آیتم ها را دارد شما می توانید در هزینه ها صرفه جویی کنید و از آن ها استفاده کنید البته توجه کنید که این وسایل با مراسمتان همخوانی داشته باشند.
آیا اجاره دهندگان اسپیس مسئولیت تمیز کردن اسپیس و وصل وسایل مورد نیاز را به عهده می گیرند؟ داشتن این سرویس مزیت بزرگی است. اگر اسپیسی که انتخاب کرده اید این سرویس ها را ارائه نمی دهد در انتخابتان تجدید نظر کنید.
آیا اسپیس ابزار های لازم صوتی- تصویری را داراست؟ بیشتر اسپیس ها این تجهیزات را دارند اما اگر مکان مورد نظرتان تجهیزات صوتی- تصویری نداشت باید قبل از مراسم آن ها را نصب کنید.
4-محل:
محل های مناسب برای مراسم مختلف فرق دارند. برای مراسمی که شرکت کنندگان تقریبا همه در یک محدوده ی جغرافیایی ساکن هستند ،بهتر است اسپیسی که انتخاب می کنید نزدیک محل زندگی یا محل کار بیشتر مهمانان باشد. اگر بیشتر مهمانانتان از شهر های دیگر هستند سعی کنید مکان مراسم نزدیک فرودگاه یا هتل آن ها باشد. حتی می توانید مهمانان را در یک محیط خاص مستقر کنید و مراسم را همان جا برگزار کنید تا تمام مهمانان بتوانند در مراسم شرکت کنند.
5-گنجایش و حداقل ها:
گنجایش به چه معنی است؟ به چند دلیل نیاز است شما گنجایش اسپیس را بدانید. دلیل اول این است که ممکن است اسپیس گنجایش کافی برای تعداد مهمانان شما را نداشته باشد و جا کم بیاید. دلیل دوم این است که امنیت عمومی ساختمان باید بسته به گنجایش تغییر کند.
حداقل ها برای غذا و نوشیدنی به چه معنی است؟ اگر اسپیسی که قصد اجاره ی آن را دارید غذا و نوشیدنی سرو می کند. سوال کنید که حداقل غذا و نوشیدنی چیست و سعی کنید این حداقل را در قرارداد بیاورید. اگر برای مهمانان حق انتخاب بین غذا ها وجود دارد مطمئن شوید که اسپیس مورد نظرتان لیست غذا را تهیه خواهد کرد. اگر تعداد مهمانانتان معلوم نیست با مسئولین اسپیس هماهنگ کنید تا غذا کم نیاید.
6-پارکینگ:
آیا در نزدیک اسپیس پارکینگ وجود دارد؟ اسپیسی مناسب تر است که فضای پارکینگ بزرگی داشته باشد و پارکینگ به محل اسپیس نزدیک باشد تا مهمانان و شرکت کنندگان بتوانند به آسانی از آن استفاده کنند. اگر در اطراف اسپیس پارکینگ وجود ندارد می توانید:
خودتان مکانی را به عنوان پارکینگ در نزدیکی محل اسپیس اجاره کنید. حتی اگر بودجه ی کافی ندارید می توانید از افرادی که ماشینشان را آنجا پارک می کنند پول بگیرید یا اگر برای مراسم بلیط می فروشید می توانید این هزینه را به قیمت بلیط اضافه کنید.
اگر مکانی برای پارکینگ وجود ندارد ،می توانید از مهمانان بخواهید ماشین هایشان را دورتر پارک کنند و از آنجا وسیله ی حمل و نقلی برایشان در نظر بگیرید.
اگر مراسمتان رسمی و مجلل است افرادی را استخدام کنید تا خودروی مهمانان را تحویل بگیرند و پارک کنند.
7-طرح بندی:
حتی اگر موفق شوید زود اسپیس مورد نظرتان را پیدا کنید باز هم باید در نظر بگیرید که چه تغییراتی را در اسپیس انجام دهید، چگونه وسایل آسایش مهمانان را فراهم کنید و چه افرادی را برای سرویس دهی در نظر بگیرید.
زمانی که در حال انتخاب مکان اسپیس هستید سعی کنید کل مراسم را در آنجا مجسم کنید و حداقل یکبار از کل محل بازدید کنید و تجسم کنید که هر قسمت از محل برای چه فعالیتی مناسب است مثلا اینکه در کجا می توانید تجهیزات صوتی و تصویری را نصب کنید.
اینکه قبل از مراسم طرح بندی کلی اسپیس را انجام دهید روی چند بخش از مراسم تاثیر خواهد گذاشت:
جریان جمعیت:درباره ی جریان جمعیت در طول مراسم فکر کنید. نوع جریان بستگی به نوع مراسم شما دارد. کدام مکان ها در طول مراسم بیشترین جمعیت را به خود جذب می کند؟ محل نام نویسی؟ در های تالار کنفرانس؟ زمانی که اسپیس را انتخاب می کنید به این نکات توجه داشته باشید و در نظر داشته باشید که با چیدن میز صندلی چقدر فضای محیط کوچکتر خواهد شد.
فعالیت های مراسم:اگر قصد دارید در طول مراسم افرادی برای سخنرانی انتخاب کنید. به یک استیج یا محلی که استیج اجاره ای را در آنجا قرار دهید نیاز دارید. همچنین ممکن است دستگاه پخش صدا نیاز باشد.
8-در دسترس بودن:
در دسترس بودن به این معنی است که تمام شرکت کنندگان مراسم به خصوص آن هایی که نیاز های خاصی دارند بتوانند به ساختمان و قسمت پذیرایی دسترسی داشته باشند. باید در نظر بگیرید که مهامانانتان از چه قشری هستند و چه نیاز هایی دارند.
معمولا وقتی افراد در حال برنامه ریزی برای مراسمی هستند فراموش می کنند که مهمانان رده های سنی مختلفی دارند. در نظر بگیرید که آیا در مراسمتان کودکان وجود دارند؟ همچنین اگر مهمانانتان مسن هستند از اسپیسی استفاده کنید که پله نداشته باشد. به علاوه زمانی که جای نشستن مهمانان را مشخص می کنید ،نیاز خاص هر مهمان را در نظر بگیرید.
فهمیدن اینکه کودکان در مراسم هستند یا خیر، آسان است اما ممکن است فهمیدن نیاز های خاص بعضی از شرکت کنندگان به این آسانی نباشد. در این گونه موارد باید اطلاعات را از مراسم قبلی به دست بیاورید.
9-بیمه:
اگر بیمه نداشته باشید خیلی از اجاره دهندگان اسپیس مکان را به شما اجاره نخواهند داد.
10-صداها:
ممکن است برای شما نیز پیش آمده باشد که در مراسمی شرکت کنید که صداها خیلی بلند باشند به طوری که نتوان صدای بقیه ی افراد را شنید. زمانی که تجهیزات صدارسانی درست کار نمی کنند این اتفاق می افتد. حتی سیم کشی اشتباه ممکن است باعث شود صدا ها درست منتشر نشوند.
همان طور که می بینید اجاره اسپیس مناسب برای مراسم می تواند مشکل باشد. با این حال اگر به تمام نکته های بالا توجه کنید می توانید اسپیس مناسبی برای مراسمتان پیدا کنید که از تمام جهات عالی باشد.
ارسال یک نظر