مراحل و نکات ارائه یک سمینار موفق
همیشه ارائه سمینارها برای برخی افراد بسیار ترسناک بوده و هست. بسیاری از افراد به علت ترس از سخنرانی در بین عموم و تعامل با افراد نمی توانند سمینار را به خوبی برگزار نمایند و به همین دلیل در سازمان ها و شرکت ها ارائه سمینار به چنین افرادی پیشنهاد نمی شود. سمینار مانند بسیاری از سخنرانی های عمومی، فرصت های خوبی را جهت یادگیری، گوش دادن و برقراری ارتباط موثر ایجاد می کند. به همین دلیل در ادامه مراحل و نکاتی که برای ارائه در سمینار ضروری می باشد را بیان کرده ایم.
۱٫شناخت حضار و مخاطبین
در بدو عمل و قبل از شروع هر کاری مهم ترین نکته در ارائه سمینار شناخت مخاطبان می باشد. شما باید بدانید که برای چه نوع افرادی قرار است سمینار را ارائه کنید و بر اساس آن خود را آماده سازید. اگر قرار است یک سمینار تجاری مهم را ارائه کنید بهتر است ارزیابی دقیقی نسبت به مخاطبانتان و داشته باشید زیرا سمینار شما قرار است روی این افراد تاثیر بگذارد.
۲٫تهیه چکیده ای از صحبت ها
مرحله ی بعد از شناخت مخاطبین، نوشتن طرح کلی سخنرانی می باشد. در هر نوع سخنرانی و برای هر جمعیتی بهتر است طرح کلی صحبت ها نوشته شود تا سخنران مطمئن شود که نقاط کلیدی صحبتش را برجسته کرده است. همچنین خواندن از روی یک متن بسیار رسمی می باشد و تماس چشمی سخنران با حضار را از بین می برد. در ابتدا چکیده ی خود را با مقدمه آغاز نمایید، در مقدمه باید به حضار موضوع مورد سخنرانی گفته شود و اهمیت موضوع برای آن ها روشن شود؛ به علاوه در مقدمه لازم است یک طرح کلی بسیار کوتاه و خلاصه از موضوعاتی که قرار است در رابطه با آن ها صحبت شود ارائه گردد. سپس به سراغ متن اصلی رفته و نکاتی که قرار است در ارائه مورد هدف قرار دهید را لیست کنید. حداقل دو نکته اصلی را به عنوان سر تیتر قرار دهید و زیر هر یک جزئیاتی را به عنوان راهنما یادداشت نمایید. سپس می توانید با یک نتیجه گیری مختصر سمینار را ختم نمایید. نتیجه گیری باید کوتاه باشد و جمع بندی کلی از مباحث ارائه شده در سمینار را در بر داشته باشد و به مخاطبی ذهنیت مناسبی از کل سمینار بدهد.
۳٫تهیه وسایل کمک آموزشی بصری
این وسایل می توانند پوسترهایی باشند که روی سه پایه قرار می گیرد، بروشورهایی که بین حضار پخش می شوند، مدل های تعاملی، تصاویر و اسلایدشو هایی که توسط ویدئو پروژکتور نمایش داده می شود، عکس یا هر چیز دیگر که به مخاطبین کمک می کند تا آن چه که شما در مورد آن صحبت می نمایید را بهتر درک کنند. هدف از استفاده ی این ابزار و وسایل، شفاف سازی پیام شما به حضار می باشد. همچنین این ابزار به شما کمک می کند تا سمینار از حالت یکنواخت خارج شود و حضار با وضوح بیش تری مطالب را درک می کنند.
۴٫تمرین و آماده سازی
چندین بار مطالبی را که در چکیده ی سخنرانی آماده کرده اید مرور کنید تا در زمان ارائه ی سمینار کاملا آرامش داشته باشید، با اعتماد به نفس و حرفه ای عمل کنید. رو به روی آینه برای خود یا برای دوستان و آشنایانتان مطالب را ارائه کنید و نظرات آن ها را بپرسید تا نقاط ضعف خود را برطرف سازید. در هر بار تمرین زمان را در نظر داشته باشید تا بر اساس زمانی که در اختیار دارید ارائه خود را آماده کنید. همچنین به حالات صورت و حرکات بدن خود دقت کنید و اگر بیش از حد سفت و سخت ایستاده اید آن را اصلاح نمایید.
۵٫حضور در محل برگزاری سمینار
سعی کنید حداقل یک ساعت قبل از شروع سمینار در محل برگزاری حضور یابید و وسایل و ابزار کمک آموزشی که تهیه کرده اید را در آن مکان نصب و راه اندازی نمایید. به عنوان مثال راه اندازی ویدئو پروژکتور یا لب تاب شخصی تان. همچنین در هنگام ورود شرکت کنندگان با لبخند به آن ها خوشامد بگویید.
۶٫سمینار خود را با استفاده از چکیده ارائه نمایید
با صدای رسا و به وضوح صحبت نمایید. سعی کنید آهسته تر از یک مکالمه ی معمولی صحبت کنید تا حضار بتوانند اطلاعات را در ذهن خود حفظ کنند. پس از پایان ارائه مطالب هر تیتر از حضار درخواست کنید تا هرگونه سوالی در رابطه با آن موضوع دارند بیان نمایند، به سوالات آن ها پاسخ دهید و سپس وارد مبحث بعدی شوید تا نقطه ی مبهمی در ذهن مخاطبین باقی نماند. زمانی که مطالب به اتمام رسید از حضار تشکر نمایید.
۷٫اقدامات پس از اتمام سمینار
هرگز پس از پایان سخنرانی به سرعت مکان را ترک نکنید. برای مدتی در آن جا بمانید تا اگر مخاطبین نظر، انتقاد، پیشنهاد یا سوالی دارند بیان کنند. به عنوان مثال اگر یک سمینار تجاری را ارائه می دهید قطعا پس از اتمام آن حضار برای خرید از شرکت شما سوالات و درخواست های فراوانی خواهند داشت.
حال که با مراحل ارائه ی سمینار آشنا شدیم بهتر است تا چند نکته ی اصلی را نیز بیان کنیم.
•اگر در زمان تمرین سخنرانی متوجه شدید که مشکل جمله بندی کلمات را دارید سعی کنید متن مورد نظر را بنویسید. به یاد داشته باشید که قرار نیست این متن را با خود به سمینار ببرید، در نتیجه آن را بارها و بارها تمرین کنید تا راحت تر جملات را بیان کنید. در تمرین های نهایی سعی کنید بدون برگه ای که نوشته اید مطالب را فقط با استفاده از چکیده بیان کنید.
•کمی شوخ طبعی به صحبت های خود اضافه نمایید. البته این کار در صورتی امکان پذیر است که موضوع سمینار و نوع مخاطبین با این حس سازگار باشد. در برخی موضوعات خاص و در سمینارهای بسیار جدی اصلا اضافه کردن مطالب طنز کار درستی نمی باشد. اما به طور کلی اکثر موضوعات سمینارها به گونه ای است که می توان کمی شوخی در آن افزود. البته این موضوع نباید با عدم رسمیت جلسه اشتباه گرفته شود و بیش از حد سمینار از حالت رسمی خود خارج گردد.
•اگر ساعت ارائه ی سمینار با ساعت وعده غذایی یکی باشد سعی کنید برخی مواد غذایی سبک و نوشیدنی در سالن سمینار قرار دهید. به عنوان مثال در سمینارهایی که صبح برگزار می شوند استفاده از چای، قهوه، شیرینی و کلوچه مناسب می باشد. همچنین بطری های آب معدنی عضو جدایی ناپذیر سمینار می باشد و در تمامی سمینارها در هر ساعتی که برگزار می شود باید آب نوشیدنی وجود داشته باشد.
• همیشه یک لیوان آب در کنار دست خود داشته باشید. اگر در زمان ارائه ی سمینار گلویتان خشک شد و احساس تشنگی کردید با یک وقفه ی کوچک جرعه ای آب بنوشید. این کار در ارائه ی سخنرانی ها بسیار متداول می باشد. همچنین روشی برای جلوگیری از تشنگی توقف کوتاه پس از بیان دو الی سه جمله و نگاه کوچک به حضار می باشد.
•زبان بدن (Body Language) شما تاثیر فراوانی در ارائه شما خواهد داشت. از حرکات دست استفاده کنید یا کمی قدم بزنید. اما انجام بیش از حد این حرکات باعث می شود تا شما نامنظم، پر استرس و عصبی به نظر بیایید. برای این که با اعتماد به نفس به نظر بیایید پشت تریبون صاف بایستید، شانه های خود را عقب دهید و سرتان را بالا بگیرید.
•زمان بندی یکی از مهم ترین اصول سمینار می باشد. یک ساعت در کنار دست خود قرار دهید تا بر اساس زمان بندی مطالب را ارائه کنید. هرگز به ساعت مچی دستتان نگاه نکنید زیرا با این کار حواس مخاطبان را پرت می کنید و نظر آن ها را نیز جلب زمان می نمایید. اگر یک ساعت برای ارائه ی سمینار زمان در اختیار دارید سعی کنید مطالب خود را در ۴۵ دقیقه بیان کنید و ۱۵ دقیقه را به بخش پرسش و پاسخ اختصاص دهید.
•از سوالات مخاطبین نترسید، این تفکر را نداشته باشید که آن ها از شما بیش تر اطلاعات دارند. در زمانی که از شما سوالی پرسیده می شود اگر پاسخ آن را می دانید با صدای بلند به آن پاسخ دهید. در صورتی که سوال را نشنیدید کمی جلو بیایید و دوباره از سوال کننده درخواست کنید تا سوال خود را تکرار کند. در صورتی که پاسخ سوالی را نمی دانید سعی نکنید به آن پاسخ دهید و با جملاتی مانند “در رابطه با این موضوع اطلاعات زیادی ندارم” یا “به این موضوع فکر نکرده ام” به افراد پاسخ دهید.
•در طول سخنرانی ارتباط چشمی با حضار داشته باشید. این ارتباط به معنی یک نگاه کوتاه یک یا دو ثانیه ای می باشد. هرگز به افراد حاضر در سالن خیره نشوید.
•از سازمانی که این فرصت را در اختیار شما و حضار قرار داده تشکر نمایید.
ارائه ی هرگونه سخنرانی در رویدادهای تجاری به خصوص در رویدادهایی همچون سمینار که تعامل بین ارائه دهنده و مخاطبین زیاد است، کار بسیار دشواری می باشد. اکثر افراد به علت ترس از ارائه در جمع و کمبود اعتماد به نفس نمی توانند در این کار موفق عمل کنند. اما با استفاده از مراحل و نکاتی که در بالا بیان کردیم افراد به راحتی می توانند مهارت خود را در این زمینه افزایش دهند.
منابع:
https://www.uncg.edu/mat/bio-math/stat-tips.pdf
http://www.che.iitb.ac.in/faculty/jb/courses/seminar/tips.html
http://www.wikihow.com/Give-a-Seminar
