چند روش موثر برای کاهش هزینه های شرکت در نمایشگاه.

در طی سالیان اخیر ارزش پول برای سازمان های بزرگ و کوچک بسیار بالا رفته است. به طوری که می توان گفت تمامی سازمان ها و شرکت ها به فکر کاهش هزینه های خود و در پی یافتن راه ها و ایده هایی برای صرفه جویی می باشند. از آن جایی که تمامی شرکت ها تمایل شدیدی به حضور در نمایشگاه های بین المللی و داخلی برای کسب درآمد بیش تر دارند و بی شک شرکت در نمایشگاه ها برای آن ها بسیار هزینه بر است در نتیجه در این مقاله سعی کردیم تا راه کارهایی را برای کاهش هزینه های حضور در نمایشگاه بدون کاهش و افت کیفیت کار بیان کنیم.

هنگامی که یک شرکت می خواهد تیم بزرگی را به نمایشگاه بفرستد تا توسط بازاریابی مناسب بتواند فرصت های طلایی سرمایه گذاری با بازده و سود بالا را برای شرکت به ارمغان بیاورد، مسلما باید هزینه ی گزافی را بابت حضور این تیم در نمایشگاه پرداخت نماید. اگر شما یکی از این شرکت ها هستید و با محدودیت بودجه مواجه شده اید و در حال دست و پنجه گرم کردن با مشکلات اقتصادی هستید، نکات کلیدی که در ادامه ارائه کرده ایم را ملکه ذهن خود نمایید تا بتوانید با صرف کم ترین هزینه و تخصیص بودجه ای مناسب در نمایشگاه تجاری حضور پیدا کرده و نهایت استفاده از مزایای آن را ببرید.

در ابتدا پیش از پرداخت هر هزینه ای، یک لیست از تمامی کارها، تجهیزات و نیروی انسانی مورد نیاز برای شرکت در نمایشگاه تهیه نمایید. به خوبی هزینه ها را برآورد کنید و ببینید که کدام یک از این هزینه ها کم تر حیاتی است و می توانید آن ها را حذف کنید یا در رابطه با کدام یک از آن ها می توانید تجدید نظر کنید. موارد غیر ضروری را از لیست خود فورا خط بزنید و تمرکز خود را بر روی هزینه هایی بگذارید که قابل کاهش هستند مثلا:

به هزینه های حمل و نقل توجه کنید، اگر افراد زیادی را در تیم نمایشگاهی خود دارید و هزینه ایاب و ذهاب آن ها بر عهده ی شما می باشد به راحتی می توانید یک مینی بوس یا یک ون را برای رفت و آمد آنها در اختیار بگیرید. قطعا پرداخت هزینه ی بنزین مصرفی تک تک افراد یا هزینه ی رفت و آمد آن ها با سایر وسایل نقلیه بسیار بیش تر از هزینه ی اجراه ی ون می باشد. همچنین در بسیاری از کشورها با رزرو کردن و خرید بلیط مترو به صورت آنلاین از چند ماه قبل می توان تا ۴۰% هزینه های حمل و نقل را کاهش داد. اگر تهیه وعده غذایی و نوشیدنی افراد تیم نمایشگاهیتان در طی زمان برگزاری نمایشگاه بر عهده ی شما می باشد می توانید از قبل با یک شرکت و پخش کننده عمده مواد غذایی قرار داد ببندید و یا یک تهیه غذای مناسب محلی در آن محدوده را پیدا کنید و با یک قیمت منطقی با آن ها به توافق برسید.

سعی کنید غرفه نمایشگاهی را از قبل رزرو نمایید و انتخاب غرفه ی خود را به لحظات نهایی موکول نکنید. همچنین به لطف اینترنت می توانید غرفه نمایشگاهی را به صورت آنلاین رزرو کنید. جالب است بدانید که یکی از بهترین کارها برای کاهش هزینه ها، رزور اینترنتی غرفه می باشد چرا که نرخ های پرداخت آنلاین در اکثر مواقع شامل تخفیفات خوبی می باشند. همچنین می توانید بنرهای تبلیغاتی و سکو و صفحه نمایش ایستاده را به این طریق با تخفیف و نرخ خوبی در اختیار داشته باشید. البته همان گونه که می دانید همیشه برای در اختیار داشتن این تجهیزات نیاز به خرید آن ها ندارید و به راحتی می توانید با اجاره کردن لوازم و تجهیزات نمایشگاهی هزینه های خود را بیش از ۵۰% کاهش دهید. این نکته را همیشه به یاد داشته باشید که هرچه بیش تر بتوانید لوازم و تجهیزات را اجاره کنید، بیش تر در هزینه های خود صرفه جویی کرده اید. بنابراین به دنبال یک شرکت اجاره دهنده با قیمت مناسب بگردید و از مسئولان آن شرکت بخواهید تا لوازم با کیفیتی را در اختیار شما قرار دهند. همچنین در صورتی که می خواهید غرفه ی شما دارای مبلمان باشد حتما نیازی به خرید یا اجاره آن ندارید. به راحتی می توانید مبلمان خودتان را به نمایشگاه بیاورید و فقط هزینه ی حمل بپردازید.

به نفراتی که می خواهید در تیم نمایشگاهی خود قرار دهید توجه کنید. اگر فکر می کنید که ۱۰ نفر از کارمندان خوب شما می توانند کار ۱۵ نفر را انجام دهند پس آن ۱۰ نفر را انتخاب کنید و ۱۰۰% مطمئن شوید که آن ها در آن بازه ی زمانی می توانند در نمایشگاه حضور داشته باشند، چرا که در بسیاری از مواقع دیده شده که برخی از افراد تیم دو سه روز مانده به بازگشایی نمایشگاه، عدم توانایی حضور خود را اعلام می کنند و در این زمان شما باید به دنبال یک فرد جایگزین و با مهارت باشید که برای شما هزینه بر است. در این راستا جا دارد این نکته را نیز اضافه کنیم که تعداد افراد تیمی که انتخاب می کنید نیز باید مناسب با فضای غرفه ی شما باشد، این یک تصور اشتباه است که هرچه تعداد فروشندگان و مسئولین غرفه بیش تر باشد فروش نیز بیش تر است.

زیاد تجمل گرا نباشید. همان گونه که می دانید زیبایی در سادگی است. شما برای این که بتوانید فروش بیش تر داشته باشید یا نظر بازدیدکنندگان را به خود جلب کنید نیازی نیست که حتما از برترین تکنولوژی ها و هزینه بر ترین طراحی ها استفاده نمایید. چیزی که شما را بیش تر به هدفتان می رساند خبرگی افراد و تیم فروش شما می باشد. چه بسا بسیار اتفاق افتاده که شرکتی تمامی بودجه ی خود را صرف تزیین و طراحی غرفه ی خود کرده ولی به دلیل عدم توانایی مسئولین فروش و نحوه ی برخورد نا مناسب آن ها با بازدیدکنندگان نتوانسته فروش مناسب را داشته باشد و با یک شکست بزرگ مواجه شده است. گاهی با یک لپ تاپ و کابل AV و چند بنر ساده می توان افراد زیادی را به غرفه جذب کرد و توسط فروشندگان حرفه ای نتیجه ی مطلوب را به دست آورد. جالب است بدانید که برخی از دانشجویان رشته ی هنر و طراحی یا برخی شرکت های نوپا و تازه تاسیس طراحی به دنبال این هستند که به صورت رایگان طراحی غرفه ی شما را انجام دهند و از این که شما غرفه ی خود را برای طراحی در اختیار آن ها قرار دهید بسیار خوشحال می شوند زیرا شرکت در نمایشگاه برای آن ها نیز یک فرصت است و در آن جا آن ها می توانند کار خود را به نمایش بگذارند و نتیجه ی طراحی و تاثیر بصری آن را به صورت واقعی مشاهده کنند. پس به دنبال این افراد بگردید چرا که یک موقعیت برد-برد برای هر دوی شما خواهد بود.

به جای چاپ و پخش بروشور بهتر است تا مشخصات و توضیحات را بر روی ال سی دی نمایشگاهی خود پخش کنید تا هم هزینه های چاپ خود را کاهش دهید و هم به طبیعت آسیب کم تری برسانید.

به تجربیات قبلی حضور خود در نمایشگاه رجوع کنید، هزینه هایی را که در آن دوره پرداخت کرده اید را بررسی کنید، هزینه هایی که به نظرتان اضافی بوده و در فروش شما تاثیر نداشته را شناسایی کنید و مطمئن شوید که در لیست هزینه های جدید آن ها را حذف کرده اید و اگر برای اولین بار است که می خواهید در نمایشگاه حضور پیدا کنید سعی کنید تا از تجربیات دیگر افراد و شرکت ها در نمایشگاه های قبلی استفاده کنید.

پر اهمیت ترین نکته ای که جا دارد به آن اشاره کنیم و باید مورد توجه قرار گیرد این است که شما هیچ وقت نباید کاهش هزینه ها را با حداقل کردن الزامات مورد نیاز اشتباه بگیرید. کاهش هزینه ها نباید به گونه ای باشد که از کیفیت کار شما بکاهد و وجهه برند شما و ذهنیت بازدیدکنندگان و همکارانتان را در خصوص شما خراب کند و حضورتان در نمایشگاه را زیر سوال ببرد. بنابراین قبل از هر اقدامی ابتدا سرمایه ی اجتماعی و فرهنگی شرکت را مد نظر قرار دهید و با توجه به حفظ آن ها تصمیم خود را نهایی کنید. زیرا هدف اصلی هر شرکتی از حضورش در نمایشگاه نشان دادن خود و تلاش برای ارتقا و دستیابی به موقعیتی بهتر از موقعیت فعلی خود می باشد و اگر برای کاهش هزینه ها قدم اشتباهی را بردارد ممکن است با شکست بزرگی مواجه شود.

نکاتی که در بالا بیان کردیم برای کسانی که تمایل به حضور در نمایشگاه دارند ولی مشکلات بودجه دست آن ها را بسته است، می تواند بسیار ارزشمند باشد. حتی کسانی که بودجه ی عظیمی در اختیار دارند هم تمایل به کاهش هزینه های اتلافی خود دارند و همان گونه که گفتیم یکی از بهترین کارها برای کاهش هزینه های نمایشگاهی رزرو کردن وسایل و تجهیزات نمایشگاهی از پیش می باشد، چراکه در زمان نمایشگاه به علت بالا بودن تقاضا برای این وسایل هزینه های اجاره و خرید آن ها نیز افزایش می یابد.

منابع:

http://www.plus-exhibitionstands.com/blog/reduce-the-cost-of-your-exhibitions.html

http://www.ukexhibitioncentre.com/how-to-cut-exhibition-costs/

https://manifesthq.com/blog/trade-show-tips-budgeting-for-your-trade-show/

https://manifesthq.com/blog/budget-tradeshows/

http://www.driscoll-brothers.com/10-ways-to-stretch-your-exhibition-budget/