هر آن چه که در رابطه با وبینار(سمینار آنلاین) باید بدانید

با گسترش روابط بین الملل و به لطف پیش رفت های علم و توسعه ی تکنولوژی، امروزه بسیاری از شرکت ها سمینارهای خود را در جهت معرفی محصولات جدید و ارتقا فروش به صورت آنلاین و از طریق اینترنت برگزار می کنند. از آن جایی که سمینارهای مبتنی بر وب یا بهتر است بگوییم وبینار در حال جایگزین شدن سمینارها سنتی هستند، آشنایی با نحوه ی برگزاری و شناخت نقاط قوت و ضعف آن می تواند بسیار مفید باشد.

در دنیای تجارت هنگامی که شرکت ها می خواهند پیام خود را به گروه بزرگی از مردم انتقال دهند، کنفرانس یا سمینار برگزار می کنند. این روزها در سازمان ها و شرکت ها برگزاری سمینارهای آنلاین یا در اصطلاح وبینار (Webinar) بسیار مورد توجه قرار گرفته است. وبینار = وب + سمینار، به معنی یک ارائه، سخنرانی یا یک کارگاه آموزشی و Workshop است که از طریق وب به دیگران انتقال داده می شود. همیشه یکی از بزرگترین چالش شرکت ها در زمان برگزاری سمینارهای سنتی؛ گردآوری مخاطبان به محل برگزاری سمینار بود. اما وبینار راهی را در مقابل این چالش بازگشایی کرد تا مخاطبان بدون نیاز به صرف هزینه و زمان بتوانند در سمینارها حضور پیدا کنند. از این روش پویای ارتباطات می توان در هر صنعتی برای برگزاری هرگونه کنفرانس، سمینار و سخنرانی در جهت معرفی محصول، بازاریابی و ارتقای فروش بهره مند شد.

سمینارهای آنلاین در مقابل سمینارهای حضوری و سنتی دارای محاسن و معایب گوناگونی می باشند. در نگاه اول پر اهمیت ترین حسن و ویژگی که باعث شد وبینار بسیار پر طرفدار شود، مقرون به صرفه بودن و کم هزینه بودن آن است شرکت ها با استفاده از این روش می توانند هزینه های مرتبط با اجاره سالن کنفرانس و تجهیزات را ذخیره کنند و ارائه کننده یا سخنران تمامی سمینار را پشت میز خود در اداره انجام دهند. به علاوه باعث کاهش سفرهای بین شهری و درون شهری مخاطبین برای رسیدن به محل برگزاری سمینار می شود و مخاطبان در هرجایی که هستند به راحتی می توانند سمینار را ببینند و به صحبت های ارائه دهنده گوش دهند بدون این که برای حضور در سمینار مرخصی ساعتی یا مرخصی روزانه بگیرند. شرکت ها به راحتی می توان تعداد نفرات بیش تری را بدون نیاز به هماهنگی خاص و پرداخت هزینه ی مازاد به سمینار دعوت کنند. همچنین هنگامی که یک شرکت در یک صنعت جدید به تازگی شروع به فعالیت کرده است، برگزاری سمینار آنلاین می تواند یک روش موفق برای معرفی و برند سازی آن باشد و تیم فروش شرکت می تواند از اطلاعات مخاطبین جهت بازاریابی استفاده مفید کنند. این نوع سمینار برای شرکت هایی که در بازارهای اشباع شده فعالیت می کنند و می خواهند در مقابل رقیبان خود ایستادگی کنند بسیار پرکاربرد است و به آن ها کمک می کند تا تصویر خود را به عنوان کارشناسان حرفه ای در آن صنعت به نمایش بگذارند.

البته همان طور که بیان کردیم سمینارهای آنلاین دارای معایبی نیز هستند و با تمامی مزایایی که دارند بسیاری از شرکت ها همچنان به برگزاری سمینارهای سنتی پایبندند و معتقدند که هیچ وقت یک سمینار اینترنی نمی تواند تاثیری همانند تاثیر یک سمینار سنتی که در آن مخاطبین حضور فیزیکی دارند و در حالی که نشسته اند به صحبت های ارائه دهنده گوش می دهند داشته باشد. زیرا سمینار حضوری این فرصت را در اختیار شرکت ها قرار می دهد تا با خریداران بالقوه رو در رو شوند و به صورت حضوری با آن ها صحبت کرده و برای محصول خود بازاریابی کنند و در سمینار آنلاین امکان این گونه پیگیری ها کم تر وجود دارد. از دیگر مشکلات وبینار که می توان به آن اشاره کرد عدم تمرکز ۱۰۰% مخاطب به سمینار است و مخاطبانی که علاقه کم تری به حضور در سمینار شما دارند راحت تر می توانند سمینار را ترک کنند و کافی است صدای اسپیکر خود را ببندند. این نکته را به یاد داشته باشید که در این گونه سمینارها نرخ افت بسیار بالا است به این معنی که ممکن است سمینار در ابتدا با حضور ۱۰۰ مخاطب شروع شود و در نهایت با ۱۰ یا ۲۰ نفر خاتمه پیدا کند. یکی دیگر از محدودیت های سمینار آنلاین عدم ملموس بودن آن است، از آن جایی که وبینار یک فضای مجازی است شرکت ها نمی توانند محصولات خود را به دست مخاطبان بدهند تا آن را از نزدیک لمس، مشاهده و امتحان کنند. همچنین در یک سمینار آنلاین همیشه معضل محدودیت زمان وجود دارد چرا که اگر ارائه ی یک وبینار بیش از ۴۵ دقیقه به درازا بیانجامد جذابیت خود را برای مخاطبان از دست می دهد و در نتیجه شنونده سمینار را ترک خواهد کرد.

البته این معایب بعد از این که چند سمینار آنلاین را برگزار کردید به راحتی قابل رفع شدن هستند و با انجام چند تکنیک ساده می توانید بسیار حرفه ای عمل کنید. برای این که بتوانید معایب سمینار خود را شناسایی کنید و در سمینار آنلاین بعدی موفق تر عمل کنید بهتر است تا ارائه ی خود را ضبط کرده و در فرصتی مناسب به عنوان یک مخاطب به آن نگاه کنید، ارائه ی ضبط شده ی خود را در رسانه هایی مانند YouTube یا آپارات آپلود کرده و موضوعات مرتبط با سمینار خود را لینک دهی نمایید، در نتیجه می توانید بازخورد مناسبی توسط نظر بازدیدکننده گان و تعداد آن ها داشته باشید. همچنین سعی کنید از مخاطبین حاضر در سمینار نظرسنجی کرده و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنید. نظرات مخاطبین را در وبلاگ خود مطالعه کنید و از آن ها در رابطه با موضوع بعدی سمینار نظرسنجی کنید. بسیاری از مخاطبین سمینار شما در طی سمینار برخی نکات و اطلاعات را در رسانه های اجتماعی مانند توییتر به صورت آنلاین به اشتراک می گذارند، اگر می توانید دستیاری در اختیار بگیرید تا توییت های حضار را بخواند و متوجه شوید در حین ارائه کدام یک از مطالب برای مخاطبین جذاب تر است و در رابطه با آن ها بیش تر صحبت کنید.

• چه کسی می تواند در سمینار آنلاین شرکت کند؟

هر کسی که دارای یک کامپیوتر به همراه هدفون یا بلندگو باشد، دسترسی به اینترنت با سرعت خوب و پهنای باند بالا باشد و مهم تر از همه این که برای حضور در سمینار ثبت نام کرده باشد می تواند در وبینار شرکت کند.

• آیا وبینار به تجهیزات خاصی نیاز دارد؟

خیر، فقط به یک کامپیوتر یا لپ تاپ، تبلت یا حتی گوشی هوشمند برای اتصال به اینترنت احتیاج دارید و برای شنیدن صدای صحبت کننده به هدفون یا بلندگو نیاز است. برای باز کردن فایل های PDF نیز به نرم افزار Adobe Acrobat نیاز خواهید داشت.

• زمان ثبت نام به چه صورت می باشد؟

نام نویسی و ثبت نام معمولا چند هفته قبل از شروع سمینار آنلاین شروع می شود و یک روز قبل از شروع خاتمی می یابد. معمولا مشخصات کاربری خود را قبل از پایان مهلت ثبت نام دریافت می کنید.

• چه زمانی جزئیات ورود به سیستم (Login) را می توان دریافت کرد؟

جزئیات ثبت نام ۲۴ ساعت قبل از شروع سمینار به ایمیل شما ارسال می شود. این جزئیات شامل تاریخ، نام و زمان جلسه می باشد. همچنین آدرس وب سایتی که وبینار در آن برگزار می شود نیز برای شما ارسال می شود این آدرس در قالب URL می باشد و برای دسترسی به سایت لازم است که آن را در مرورگر خود کپی کنید. یک کتابچه راهنمای همراه جلسه در قالب فایل PDF در اختیار شما قرار می گیرد که فرم های ورود به جلسه نیز در آن می باشد. به علاوه معمولا یک لینک کمکی برای عیب یابی و رفع هر گونه مشکلی در رابطه با اجازه ارتباط و ورود شما به سمینار در ایمیل وجود دارد.

• آیا مخاطبان در حین سمینار می توانند از شخص صحبت کننده سوال بپرسند؟

بله، شما می توانید توسط پنل Q&A موجود که در طی سمینار آنلاین قابل مشاهده است سوالات خود را مطرح نمایید. این سوالات توسط میزبان اصلی جلسه و نه مجری یا سخنران، در زمان واقعی به شما پاسخ داده می شود چرا که مجری فقط بر روی ارائه ی مطالب موجود تمرکز می کند. در انتهای جلسه اگر زمان اجازه دهد یک یا دو سوال که بیش تر پرسیده شده و بین مخاطبین محبوب تر بوده است، توسط مجری خوانده می شود و به آن ها پاسخ داده می شود تا تمامی مخاطبین به آن گوش دهند.

همان گونه که بیان کردیم سمینار آنلاین یک روش جذاب و موفقیت آمیز برای رسیدن به گروهی از مخاطبین یک شرکت می باشد. سمینارهای آنلاین کوتاه، تند و تیز و متمرکز بر هدف هستند و تمایل دارند تا بر روی موضوعی خاص به صورت ریز بینانه تمرکز کنند. به وسیله این سمینارها دیگر مهم نیست که مخاطبین شرکت در کجا هستند و فاصله ی مکانی یک معضل به حساب نمی آید، زیرا این فن آوری یک ابزار قدرتمند برای رشد کسب و کار شرکت ها و سازمان ها در جهت جذب و حفظ مشتری می باشد.

منابع:

http://www.megameeting.com/Benefits_to_holding_a_webinar.html

https://www.researchgate.net/post/What_are_the_advantages_and_disadvantages_of_Webinars_Web-Seminars

http://myob.com.au/business/training-events/online-seminars/premium-online-seminars/what-is-an-online-seminar-1257828747537

http://www.ducttapemarketing.com/blog/7-steps-to-powerful-online-seminars/